Twee weken geleden was ik een van de vrijwillige social media reporters bij Varend Corso Westland. Het grootste publieksevenement in mijn ‘eigen’ regio met zo’n 550.000 toeschouwers. Voor social media verslag was dat uiteraard voor mij niet de eerste keer, maar wel een goede aanleiding om eens op rij te zetten wat zoal bij komt kijken. 

Stappenplan social media verslag bij evenement

De aanloop naar een event 

Contentstrategie

Uiteraard heb je de aanloop naar een publieksevenement, waarbij je zoveel mogelijk mensen op de been wilt krijgen of zelfs een kaartje moeten kopen. Social media is daar, naast alle andere marketingvormen, erg geschikt voor. Maanden of weken vooraf kun je dit met een goede contentstrategie opbouwen. In zo’n strategie bepaal je wat je wanneer gaat posten. Kies de juiste kanalen en maak afwegingen; wat post je op Instagram, wat op Facebook en wat juist op Twitter of LinkedIn. En dan heb je ook nog keuzes over posts of stories, op je pagina of in het event. Welke content ga je wel of niet promoten? Welke nieuwtjes komen er met een persbericht uit? Hoe ziet het er uit, hebben we een ontwerp? Welke tools hebben we nodig, wie gaat die beheren? Kortom VEEL (!) strategische keuzes. Hier begin je uiteraard op tijd mee.

Varend Corso Westland biedt ook juist bij die aanloop al mooie content. Dagen, soms al weken, van te voren zijn de deelnemers hun paradeschepen aan het optuigen. Daarnaast is er een uitgebreide Corsokrant die huis-aan-huis verspreid wordt, maar ook veel prachtige verhalen bevat en op social media gedeeld worden. 

Kalender / draaiboek tijdens het event

Ieder event heeft een draaiboek en dat betekent dat je als social media reporter de beschikking moet krijgen over het tijdschema. Stem af met de programmeur /  organisator wat de hoogtepunten zijn uit het event. Vervolgens vertaal je dat naar een social media draaiboek voor de dag of meerdere dagen. Is er een setlist bij een optreden? Wanneer ga je live streamen, vanaf welke plek? En wat betekent dat op de plattegrond: wie is wanneer waar?

Afstemmen met video / fotograaf

Hoogstwaarschijnlijk heeft het event ook een videoploeg en fotograaf rondlopen. Stem van te voren af wanneer je hun content wilt hebben / kunt krijgen. En pas dit ook in, in je schema. Als je de perfecte foto’s met een uurtje hebt kun je die beter posten dan de foto’s van je mobiel, toch?

Afstemmen met je social media team

Voor je gaat beginnen is het handig een briefing te doen met het social media team waarbij je het draaiboek bespreekt en nog concreter bepaalt wie pakt welk kanaal? Want er zijn zoveel kanalen… dat is niet te doen voor één persoon. Wat post je in Stories of wat als post? Wat post je op de pagina en wat in het event? Welk lettertype gebruik je in de Instagramstories? Welke hashtag gaan we voeren?

Calamiteiten

Waar je ook over na moet denken met het social media team is hoe je op de kanalen gaat posten ingeval van calamiteiten. Er kan van alles gebeuren; bijvoorbeeld weersveranderingen of een ongeluk. Van tevoren moet je goed nadenken hoe je hierbij gaat handelen en wie in de regie is.

Bij het event zelf

Team op sterkte

Het social team bij het Varend Corso bestond voor vier dagen uit: 3 vloggers, 1 fotograaf, 4 social reporters en daarnaast werkten we samen met de PR-coördinator en webmaster. Met minder hadden we het ook niet afgekund!

Gewapend op pad

Gewapend met een powerbank, stafief/stabelizer en eventueel een MiFi (mobiele wifi) kun je op pad. Vergeet ook niet wat papierwerk, zoals routeschema’s, draaiboek en een lijst met alle social media accounts die je moet taggen. Zorg voor herkenbare t-shirts en een pet, dat maakt ook dat je af en toe even kunt voordringen voor een beter plekje. Daarnaast is nadenken over je schoenkeuze een must. Behalve dat je de hele dag onderweg bent, stond ik bij het Corso vaak in drassige waterkanten. Vergeet ook niet je zonnebrand en innerlijke ik (genoeg eten en drinken).

Communicatie

Als je met een team werkt is een WhatsAppgroep erg handig om elkaar op de hoogte te houden. Hierbij kun je je locatie gedurende 8 uur delen, zodat je altijd kan zien waar Jan of Piet uithangt. Voor het delen van foto’s / video’s die op een later moment bruikbaar zijn is Photocircle een handige app!

Achtervang

Als het evenement gaande is, gebeurt er online ook heel veel. Tijdens het corso waren er volop bezoekers aan het posten en deelden leuke reacties. Maar als je op het event rondloopt en druk bezig bent met live streamen, kun je die ook niet nog monitoren. Vanaf de achtervang (een thuisblijver) werden deze gemonitord / beantwoord / gedeeld. Deze persoon was ook beschikbaar voor de persberichten die er tegelijkertijd nog uitgingen.

Na afloop 

Delen van de content

En dan is het evenement klaar, maar heb je nog voor weken mooie content liggen. Laat bezoekers na genieten van de mooie beelden. Zo gebruiken we als social media team nu de teksten van de speakers langs de route in combinatie met de foto’s. Te mooi om niet te gebruiken!

Evalueren

Uiteraard is het altijd goed om met je team te evalueren om te zien wat er goed ging en wat er kan verbeteren. Was het teveel of te weinig content? Welke berichten scoorden goed? Welk kanaal zijn we vergeten? Et cetera!

Aan het Varend Corso Westland, een non-profit evenement, werkte ik vrijwillig mee. Hulp nodig bij een ander evenement? Neem dan contact op!