10 stappen voor het organiseren van een blogtrip!
Onlangs organiseerde ensanne voor Gelderse streken een familieblogweekend in de Gelderse streken. Tien gezinnen kwamen op uitnodiging van Gelderse Streken naar het prachtige Gelderland, verbleven op een Landal GreenParks in Eerbeek en beleefden een weekend. Zo konden ze Gelderland ontdekken en laten zien aan hun publiek. Maar hoe organiseer je zo’n blogtrip en wat komt er allemaal bij kijken?
Een blogtrip organiseren we in opdracht. Wij zijn een tussenpersoon, een schakel tussen de bloggers en de opdrachtgever. In dit geval was het Gelderse Streken. Een marketingorganisatie in Gelderland dat staat voor de vier regio’s: Regio Arnhem-Nijmegen, Rivierenland, de Achterhoek en de Veluwe. Elke regio heeft verschillende attracties of trekpleisters die zij graag willen laten zien aan Nederland. Een blogtrip organiseren is dan een van de opties.
Een blogtrip organiseren, waar start je?
Een blogtrip organiseren kost je ongeveer 8-10 weken doorlooptijd, wil je alles soepel laten verlopen en de genodigen op tijd informeren over het programma, wat ze gaan doen, de voorwaarden overeenkomen, briefings maken etc.
Stap 1: Contact met de opdrachtgever over welke doelgroep je wilt bereiken via de bloggers. Wij selecteren bloggers waarvan we denken, op basis van hun bereik en blog, dat zij bij de regio, het potentiële programma en marketingdoel passen. De opdrachtgever geeft feedback op de selectie bloggers en daarna kunnen we de uitnodigingen versturen naar de bloggers.
Stap 2: Datum vaststellen. Vrij essentieel is de datum van de blogtrip. Bij de keuze van de datum is het belangrijk om te kijken of er evenementen zijn waar je juist wel bij wilt aanhaken tijdens de trip of juist niet. Daarbij is beschikbaarheid van de accommodatie (hotel of vakantiepark) ook erg essentieel. Kijk ook of er andere bloggersevents op deze datum zijn. Als twee andere regio’s ook een themablogtrip organiseren kun je wel eens de juiste bloggers missen. Zo kan het dus toch wat langer duren voordat je de datum te pakken hebt.
Stap 3: Uitnodigen.Wij ontwerpen een uitnodiging met factsheet (voorwaarden en FAQ) en versturen deze naar de opdrachtgever samen met de selectie bloggers. Geef de bloggers ongeveer 5-7 dagen de tijd, daarna kan je de bloggers gaan nabellen over de uitnodiging. Er zullen altijd bloggers afvallen, die niet kunnen of bedanken. Dan moet je snel actie ondernemen. Dit kan eigenlijk al zodra je een afmelding krijgt. Ga direct opzoek naar een vervangende blogger. Zorg daarom ook dat je altijd een iets grotere selectie uitnodigt, omdat er altijd bloggers afvallen.
Conceptprogramma, definitief programma
Stap 4: Wij maken een conceptprogramma of dit volgt vanuit de opdrachtgever. Deze kijken we samen naar, overleggen over het programma en passen aan indien dit nodig is. Een te vol programma is niet fijn voor de bloggers. Zij moeten een verhaal kunnen schrijven over de belevenissen en een te leeg programma kan ten koste gaan van de goede content omdat ze niks meer erover kunnen schrijven. Daarnaast moet het zeker altijd een verrassingselement bevatten. Ga je met bloggersgroep op pad, plan dan ook zeker tijd in waarbij ze samen kunnen netwerken/sparren.
Stap 5: Versturen van een conceptprogramma naar de bloggers. Bij een conceptprogramma moet je duidelijk bij vermelden dat het een conceptversie is en er nog dingen kunnen verschuiven of veranderen. De blogger kan hierop ook zelf feedback geven; bijvoorbeeld omdat ze hier al vaker zijn geweest of het niet bij hen past.
Stap 6: Afspraken maken over de blogtrip. Samen met de lokale RBT’s, partners en de opdrachtgever maken we een draaiboek en leggen we de rol tijdens de blogtrip vast. Wanneer is wie waar? Komen er representanten langs. Wie beheert de social media kanalen? Moet er een behind the scenes verslag komen?
Stap 7: Alle programma’s worden definitief gemaakt. We voegen adreslijsten toe, routebeschrijvingen en een lijst van alle hashtags. Ruim (het liefst 1-2 weken) voor de blogtrip mailen we definitieve programma’s.
De blogtrip begint
Stap 8: De laatste regeldingen. Vlak voor de blogtrip gaat beginnen moet er nog heel wat geregeld worden. Zijn alle dieetwensen doorgegeven? Kloppen alle tijden? Verzamelen het promotiemateriaal of het maken van goodiebags. Bloggers zitten overigens niet te wachten op kilo’s papier… Handig is om een lijst met punten te maken die je dan zo kan afwerken.
Stap 9: De blogtrip zelf. Je bent in charge om alles in goede banen te leiden. Zorgen dat iedereen op tijd op de juiste plek is. Maak het behind the scenes verslag en beheer de social media ter plekke. Verzamel de posts al tijdens de trip voor je verslag. Tijdens de trip ervaar je waarschijnlijk al feedbackpunten, schrijf ze op! Vraag gerust aan de genodigden wat ze er van vinden, hoe het bevalt etc.
Rapportage en evaluatie
Stap 10: Na de blogtrip is het belangrijk dat je het contact warm houdt met de bloggers. Bel ze op, vraag of ze een enquête willen invullen over de blogtrip als dit gewenst is. Luister naar hun feedback en verwerk dit. Evalueer dit met de opdrachtgever. Verzamel de content die gecreëerd wordt en deel deze content. Zes weken na de blogtrip vraag je een rapportage aan bij de bloggers van hun blogberichten en social media. Acht weken na de blogtrip leveren we de definitieve rapportage aan van hun stukken en plan je een laatste gesprek in met de opdrachtgever. En uiteraard is er soms nog een financiële afhandeling met declaraties.
Praktische tips
- Neem in de voorwaarden goed op wat je qua social media tijdens de blogtrip wilt zien, op welk medium en hoe vaak.
- Probeer echt 6-8 weken van te voren te beginnen want bloggers hebben een volle kalender.
- Denk goed na over welke doelgroep je wilt aanspreken en of het programma interessant is voor de bloggers.
- Werk je met gezinnen en families? Houd er rekening mee dat kinderen niet een heel vol programma trekken.
- Als je bloggers samen uitnodigt, vinden ze het heel leuk om met elkaar te zijn, maar ook af en toe alleen!
- WIFI WIFI en WIFI. Zorg dat de bloggers overal toegang hebben zodat ze kunnen posten.
